1. PREMESSA
Con il D. Lgs. 24/2023, entrato in vigore il 30 marzo 2023 e avente effetto per l’Organizzazione a partire dal 17 dicembre 2023, si è data attuazione nel nostro ordinamento alla Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali.
Molte sono state le novità introdotte, le quali hanno interessato svariati aspetti come: l’oggetto delle violazioni, la platea dei soggetti segnalanti, l’attivazione dei canali di segnalazione e le modalità di utilizzo, il coinvolgimento dell’ANAC, l’estensione delle misure di protezione a persone od enti che affiancano il segnalante, ecc.
Le presenti Istruzioni sono state redatte dall’Organizzazione per rendere al soggetto che intende effettuare una segnalazione ai sensi del citato Decreto delle informazioni chiare sul canale utilizzabile, sulla procedura e sui presupposti per effettuare una segnalazione interna nonché sul canale utilizzabile, sulla procedura e sui presupposti per effettuare una segnalazione esterna.
Le presenti Istruzioni sono rese note ai potenziali segnalanti anche grazie alla pubblicazione delle stesse nel sito web dell’Organizzazione.
2. CHI PUÒ EFFETTUARE UNA SEGNALAZIONE E GODERE DELLE TUTELE PREVISTE?
La persona segnalante, cd. whistleblower, è la persona fisica che effettua la segnalazione o la divulgazione pubblica o la denuncia di informazioni sulle violazioni acquisite nell’ambito del proprio contesto lavorativo. Più nello specifico, si fa riferimento:
- ai lavoratori subordinati dell’Organizzazione a prescindere alla tipologia di contratto di lavoro (es. a tempo indeterminato, lavoro a tempo parziale, intermittente, a tempo determinato, di somministrazione, di apprendistato, di lavoro accessorio, occasionale, ecc.);
- ai lavoratori autonomi, collaboratori, fornitori beni e/o servizi o che realizzano opere a favore di terzi, che svolgono la propria attività lavorativa per l’Organizzazione;
- ai liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività lavorativa per l’Organizzazione (es. agenti di commercio, avvocati, ingegneri, ecc.);
- ai volontari e tirocinanti, retribuiti e non, che prestano la propria attività lavorativa per l’Organizzazione;
- agli azionisti e alle persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche di mero fatto, presso l’Organizzazione.
Da sottolineare il fatto che la segnalazione possa essere effettuata non solo in costanza di rapporto, ma anche durante un eventuale periodo di prova o comunque anteriormente alla vera e propria costituzione dello stesso (es. nella fase precontrattuale/selezione) o successivamente alla cessazione del rapporto stesso, purché le informazioni siano state acquisite nel corso di quest’ultimo.
3. CHI SONO GLI ALTRI SOGGETTI PRESI IN CONSIDERAZIONE E A CUI SI APPLICANO LE TUTELE PREVISTE?
Tra le novità introdotte dal Decreto citato consiste nel fatto che il Legislatore per la prima volta ha posto l’attenzione anche su altri soggetti che a vario titolo possono essere coinvolti nella vicenda e ha esteso anche a questi le tutele. Più in dettaglio si hanno:
- il facilitatore, ossia la persona fisica, anch’essa appartenente al medesimo contesto lavorativo del segnalante, che assiste, dunque fornisce supporto e/o consulenza, quest’ultimo nel processo di segnalazione (es. un collega d’ufficio);
- le persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante (del denunciante o di chi effettua una divulgazione pubblica), ossia persone legate da una rete di relazioni sorte in ragione del fatto che esse operano, o hanno operato in passato, nel medesimo ambiente di lavoro dello stesso, e che hanno con lui uno stabile legame affettivo (es. convivente) o di parentela entro il quarto grado;
- i colleghi di lavoro del segnalante (del denunciante o di chi effettua una divulgazione pubblica) che lavorano nel medesimo contesto lavorativo, dunque il loro rapporto di lavoro non deve essere cessato, e che hanno con lui una relazione abituale e corrente, ossia un rapporto che non sia meramente sporadico, occasionale, episodico o eccezionale, bensì attuale, protratto nel tempo e con una continuità tale da determinare un rapporto di comunanza/amicizia;
- enti di proprietà, in via esclusiva o parziale purché maggioritaria, del segnalante (del denunciante o di chi effettua una divulgazione pubblica) o per i quali lo stesso lavora e gli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo di tale soggetto.
4. COS’È UNA SEGNALAZIONE?
Una segnalazione è una comunicazione, scritta od orale, delle informazioni sulle violazioni presentata attraverso i canali di segnalazione che tra poco verranno approfonditi.
5. COSA PUÒ ESSERE SEGNALATO E COSA, INVECE, NON RIENTRA NEL CAMPO DI APPLICAZIONE DELLA NORMATIVA WHISTLEBLOWING?
In considerazione delle caratteristiche dell’Organizzazione, come anche indicato nelle Linee guida ANAC approvate con Delibera n. 311/2023.
Può essere oggetto di segnalazione attraverso il canale di segnalazione interno o esterno (e anche di divulgazione pubblica o denuncia all’Autorità competente) qualsiasi informazione appresa nel contesto lavorativo del segnalante (si veda il paragrafo 2) sulle violazioni del diritto UE e della normativa nazionale di recepimento commesse – ossia atti, comportamenti o omissioni – o sulle violazioni del diritto UE e della normativa nazionale di recepimento che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse (es. irregolarità, anomalie, incidici sintomatici, ecc.), inclusi i fondati sospetti e quegli elementi che riguardano condotte volte a occultare le violazioni.
Più in particolare, rinviando comunque inevitabilmente alla normativa per ogni dettaglio, possono essere segnalati:
- illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
- atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione;
- atti od omissioni riguardanti il mercato interno;
- atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione.
Inoltre, possono essere oggetto di comunicazione ad ANAC le ritorsioni eventualmente subite.
Una segnalazione, invece, non può riguardare notizie palesemente prive di fondamento oppure che hanno ad oggetto informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico oppure ancora che hanno ad oggetto informazioni acquisite grazie a sole indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (es. voci di corridoio o rumour).
Quanto ai contenuti espressamente esclusi si contano:
- le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate a un interesse di carattere personale che attendono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego, inclusi i rapporti con le figure gerarchicamente sovraordinate;
- le segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria da altri fonti normative che già garantiscono apposite procedure di segnalazione;
- le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea.
Non ogni caso, il Legislatore ha espressamente stabilito che la normativa di cui si sta discutendo non pregiudica l’applicazione delle disposizioni nazionali ed europee su: informazioni classificate; segreto professionale medico o forense; segretezza delle deliberazioni degli organi giurisdizionali; norme di procedura penale; autonomia e indipendenza della magistratura; difesa nazionale e di ordine e sicurezza pubblica; esercizio dei diritti dei lavoratori.
Da ultimo, si segnala che i motivi che hanno indotto il soggetto a procedere a una segnalazione sono irrilevanti ai fini della trattazione della stessa e della protezione del medesimo soggetto.
6. QUAL È IL CONTENUTO MINIMO DI UNA SEGNALAZIONE?
In linea generale, è necessario che una segnalazione sia il più possibile circostanziata. In sintesi, è necessario risultino chiare:
- le generalità del segnalante;
- le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;
- la descrizione del fatto;
- le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.
Per assicurare un adeguato livello completezza e di agevolare le attività di istruttoria è bene che il soggetto alleghi eventuali documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione nonché l’indicazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.
Fermo restando quanto appena riportato, l’Organizzazione ha predisposto un apposito modulo per le segnalazioni whistleblowing, il quale può essere usato come guida per chi non potesse o volesse utilizzare direttamente tale documento per inoltrare la segnalazione.
In ogni caso, ove necessario, chi gestisce le segnalazioni procederà a chiedere elementi integrativi.
7. LE SEGNALAZIONI POSSONO ESSERE ANONIME?
Con l’espressione segnalazione anonima ci si riferisce a una segnalazione dalla quale non è possibile ricavare l’identità del segnalante. Tali segnalazioni esulano dal campo di applicazione della normativa whistleblowing e verranno trattate dall’Organizzazione come delle segnalazioni ordinarie.
Ciononostante, l’Organizzazione registrerà le segnalazioni anonime ricevute e conserverà la relativa documentazione.
8. CON QUALI MODALITÀ PUÒ ESSERE EFFETUATA UNA SEGNALAZIONE?
L’Organizzazione ha previsto un apposito canale di comunicazione interna, il quale assicura la riservatezza dell’identità del segnalante e degli altri soggetti a vario titolo coinvolti nella procedura.
I soggetti sopra descritti potranno effettuare una segnalazione, inviando una mail, che giungerà a una casella mail crittografata: givas@segnalazioniwb.it. Nell’oggetto della mail deve essere inserita la seguente dicitura “Segnalazione Whistleblowing effettuata e da trattare ai sensi del D. Lgs. 24/2023”. Anche se non è obbligatorio, si consiglia di utilizzare il modulo predisposto dall’Organizzazione per le segnalazioni Whistleblowing e messo a disposizione, anche, nel sito web aziendale. Nel caso non si potesse o volesse usare tale documento, si evidenzia la necessità che la segnalazione contenga gli elementi minimi indicati in precedenza, oltre ad almeno un dato di contatto alternativo all’indirizzo mail dal quale si scrive.
Oltre a tale modalità, è sempre possibile chiedere, utilizzando lo stesso strumento di comunicazione suindicato, un incontro diretto, il quale verrà fissato quanto prima ovvero entro un termine ragionevole.
Per una massima tutela della riservatezza si consiglia di non utilizzare la propria mail aziendale, il proprio numero di telefono aziendale e ogni altra strumentazione di proprietà dell’Organizzazione per effettuare la segnalazione (es. computer, tablet, rete internet aziendale, ecc.). Inoltre, per gli stessi motivi, si consiglia di effettuare la segnalazione al di fuori dell’orario di lavoro.
9. A CHI È AFFIDATA LA GESTIONE DEL CANALE INTERNO DI SEGNALAZIONE?
Il canale è gestito da XIFRAM S.R.L. (P. IVA. 05124350280), con sede in Padova (Italia), Viale della Navigazione Interna 51.
10. COSA SUCCEDE SE LA SEGNALAZIONE VIENE RACCOLTA DA UN SOGGETTO DIVERSO RISPETTO A QUELLO A CUI L’ORGANIZZAZIONE HA AFFIDATO IL COMPITO DI GESTIRE LE SEGNALAZIONI?
Qualsiasi soggetto che dovesse ricevere una segnalazione whistleblowing, nel caso in cui non sia titolato alla gestione della stessa, deve, entro e non oltre 7 giorni dalla sua ricezione, trasmettere la segnalazione a chi ha il compito di gestirla e contestualmente deve dare avviso al segnalante di tale inoltro.
11. DOPO LA RICEZIONE DELLA SEGNALAZIONE O INOLTRO DI UNA RICHIESTA DI INCONTRO COSA SUCCEDE?
Chi ha il compito di gestire le segnalazioni whistleblowing, entro 7 giorni dal ricevimento della segnalazione o richiesta di incontro, invia al segnalante un avviso di ricevimento, prendendo in carico la segnalazione, oppure comunica al segnalante data, ora e luogo dell’incontro. Le uniche segnalazioni a cui non segue avviso di ricevimento sono quelle ricevute durante l’incontro.
Dopo la ricezione, segue una valutazione dei requisiti di ammissibilità/procedibilità/ricevibilità della segnalazione. In caso di esito negativo, la segnalazione non potrà avere un seguito. In caso contrario, inizia la fase istruttoria.
Al segnalante verrà dato riscontro finale, indicante le misure adottate o da adottare, i motivi della scelta nonché ogni altra informazione necessaria, entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro 3 mesi dalla scadenza del termine di 7 giorni dalla presentazione della segnalazione.
12. QUANDO E COME POSSONO ESSERE EFFETTUATE LE SEGNALAZIONI ATTRAVERSO IL CANALE ESTERNO DI SEGNALAZIONE?
I soggetti sopra indicati possono anche avvalersi del canale di comunicazione esterna messa a disposizione dall’Autorità Nazionale Anticorruzione, cd. ANAC. Una segnalazione potrà essere effettuata utilizzando detto canale se:
- il canale di comunicazione interno o non è obbligatorio oppure, pur essendolo, non è attivo o è attivo ma non è conforme;
- è già stata effettuata una segnalazione attraverso il canale di comunicazione interno, ma alla stessa non è stato dato riscontro (si ricorda che alla segnalazione deve essere dato avviso di ricevimento entro 7 giorni dalla data di ricezione e riscontro entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza, entro 3 mesi dalla scadenza del termine di 7 giorni dalla presentazione della segnalazione);
- il segnalante ha fondati motivi di ritenere che se effettuasse una segnalazione interna a questa non sarebbe dato efficace seguito (es. in caso di conflitto di interessi) o questa potrebbe determinare rischio di ritorsione;
- il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
I soggetti descritti pocanzi possono comunicare ad ANAC (esclusivamente a questa Autorità) anche le ritorsioni che ritengono di aver subito a causa della segnalazione, denuncia o divulgazione pubblica effettuata.
Per avvalersi del canale di comunicazione esterna verso ANAC nonché per avere ulteriori chiarimenti circa le caratteristiche e i dettagli di questo canale, la procedura e i presupposti per effettuare la segnalazione si vedano gli strumenti e le precisazioni di cui al seguente link, il quale rimanda direttamente al sito web istituzionale dell’Autorità Nazionale Anticorruzione: https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing.
Di seguito, invece, il link per accedere direttamente alla piattaforma per effettuare la segnalazione ad ANAC: https://whistleblowing.anticorruzione.it/#/.
13. COSA SI INTENDE PER DIVULGAZIONE PUBBLICA?
Per divulgazione pubblica s’intende il divulgare pubblicamente cioè rendere di dominio pubblico informazioni sulle violazioni (si venda quanto detto con riguardo a cosa possa o meno essere oggetto di segnalazione) attraverso la stampa, mezzi elettronici o altri mezzi di diffusione in grado raggiungere un elevato o addirittura indeterminato numero di persone (es. televisione, radio, social network, con uso di internet in generale, ecc.).
14. IL SOGGETTO CHE EFFETTUA UNA DIVULGAZIONE PUBBLICA BENEFICIA SEMPRE E COMUNQUE DELLE DESCRITTE TUTELE? E IN CASO DI DENUNCIA ALL’AUTORITÀ GIUDIZIARIA?
Per quanto riguarda la divulgazione pubblica, un soggetto beneficia delle tutele previste dal citato Decreto se ricorre almeno una delle seguenti condizioni:
- il segnalante dopo aver fatto una segnalazione interna, alla quale non ha ricevuto riscontro nei termini previsti, ne ha effettuata una esterna ad ANAC e anche per questa non ha ricevuto riscontro entro termini ragionevoli;
- il segnalante ha fatto una segnalazione esterna ad ANAC e non ha ricevuto riscontro in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alla segnalazione entro termini ragionevoli;
- la persona ha fondato motivo di ritenere, ragionevolmente e sulla base di circostanze concrete (dunque non su semplici illazioni), che la violazione possa rappresentare un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
- la persona ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna ad ANAC possa comportare il rischio di ritorsioni oppure possa non avere efficace seguito.
Il soggetto che effettua una divulgazione pubblica deve ritenersi distinto dal soggetto fonte di informazione per i giornalisti.
Il Legislatore ha dato la possibilità ai soggetti di rivolgersi direttamente alle competenti Autorità giudiziarie. Anche in questo caso i soggetti godono delle tutele di cui al citato Decreto.
Per quanto riguarda il soggetto con qualifica di pubblico ufficiale o incaricato di pubblico servizio, l’aver effettuato una segnalazione interna o esterna non lo esonera dal rispetto di quanto previsto agli articoli 361 c.p., 362 c.p. e 331 c.p.p.
15. QUALI TUTELE E MISURE DI SOSTEGNO SONO PREVISTE DALLA NORMATIVA WHISTLEBLOWING?
Il sistema di protezione si articola in un sistema di protezione che comprende: la tutela della riservatezza dell’identità del segnalante, del facilitatore, della persona o delle persone indicate come possibili responsabili delle condotte segnalate, di ogni altro soggetto nominato nella segnalazione o negli atti e documenti allegati nonché di chiunque sia coinvolto a vario titolo nella procedura e nelle vicende segnalate; la tutela da eventuali ritorsioni adottate dall’Organizzazione in ragione della segnalazione, divulgazione pubblica o denuncia; le limitazioni della responsabilità rispetto alla rivelazione e alla diffusione di alcune categorie di informazioni (es. informazioni protette dalla normativa in tema di diritto d’autore, dati protetti dalla normativa privacy, ecc.) che operano al ricorrere di determinate condizioni.
Di seguito un elenco meramente esemplificativo cosa potrebbe essere considerato una ritorsione: il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti; la retrocessione di grado o la mancata promozione; il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell'orario di lavoro; la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell'accesso alla stessa; le note di merito negative o le referenze negative; l'adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria; la coercizione, l'intimidazione, le molestie o l'ostracismo; la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole; la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione; il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine; i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi; l'inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l'impossibilità per la persona di trovare un'occupazione nel settore o nell'industria in futuro; la conclusione anticipata o l'annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi; l'annullamento di una licenza o di un permesso.
Sono previste misure di sostegno che consistono in informazioni, assistenza e consulenze a titolo gratuito sulle modalità di segnalazione e sulla protezione dalle ritorsioni offerta dalle disposizioni normative nazionali e da quelle dell’Unione europea, sui diritti della persona coinvolta, nonché sulle modalità e condizioni di accesso al patrocinio a spese dello Stato. È istituto presso l’ANAC l’elenco degli enti del Terzo settore che forniscono alle persone segnalanti misure di sostegno.
16. L’ORGANIZZAZIONE COME TRATTERÀ I DATI PERSONALI DEI SOGGETTI A QUALSIASI TITOLO COINVOLTI?
L’Organizzazione tratterà i dati in conformità all’informativa resa disponibile, anche, nel sito web aziendale della stessa. In ogni caso, l’interessato può in qualsiasi momento chiedere all’Organizzazione copia di suddetta informativa o chiarimenti circa il trattamento dei propri dati personali.
